Приём нового сотрудника — это не только подписание трудового договора. На практике кадровик должен проверить документы работника, оформить кадровые документы и передать сведения в государственные органы.
Ошибки на этом этапе могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции или других контролирующих органов.
В этой статье разберём полный чек-лист действий при приёме сотрудника, а также покажем, какие операции выполняются в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), а какие оформляются вне программы.
1. Получение документов от сотрудника
Перечень документов установлен статьёй 65 Трудового кодекса РФ. Работодатель вправе требовать только те документы, которые предусмотрены законодательством.
Основной пакет документов включает:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР)
- СНИЛС
- документы воинского учёта (для военнообязанных)
- документы об образовании или квалификации — если они необходимы для работы.
Дополнительно сотрудник может предоставить документы, влияющие на налоговые вычеты по НДФЛ. Например:
- заявление на предоставление стандартных налоговых вычетов
- свидетельства о рождении детей
- документы, подтверждающие право на социальные или имущественные вычеты.
Такие документы не являются обязательными для приема на работу, но позволяют работодателю корректно применять налоговые вычеты при расчёте заработной платы.
Если сотрудник устраивается на работу впервые и не имеет СНИЛС или трудовой книжки, работодатель оформляет необходимые сведения самостоятельно.
Данные из этих документов вносятся в карточку сотрудника в системе 1С:ЗУП.
2. Заполнение карточки сотрудника в 1С
После получения документов необходимо создать сотрудника в системе.
Это делается в разделе:
Кадры → Сотрудники
В карточке сотрудника заполняются:
- персональные данные
- паспортные данные
- СНИЛС
- ИНН
- сведения о воинском учёте
- контактные данные.
Эти данные используются для кадрового учета, расчета зарплаты и формирования отчетности.
3. Оформление документа «Прием на работу»
Основной кадровый документ в системе — «Прием на работу».
Он создаётся в разделе:
Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Прием на работу
В документе указывается:
- дата приема
- подразделение
- должность
- график работы
- оклад или тарифная ставка.
После проведения документа система фиксирует кадровое мероприятие.
4. Оформление трудового договора
Трудовой договор является основным документом, подтверждающим трудовые отношения между работником и работодателем.
Он должен быть подписан не позднее трёх рабочих дней с момента фактического допуска сотрудника к работе.
При этом стандартная форма может быть доработана. Например, программисты могут разработать внешнюю печатную форму трудового договора, учитывающую особенности конкретной организации, дополнительные условия или корпоративные требования.
Однако сам договор подписывается вне программы — в бумажной форме или через систему электронного документооборота.
5. Приказ о приеме на работу
Многие организации дополнительно оформляют приказ о приеме на работу.
В системе 1С:ЗУП приказ формируется автоматически из документа «Прием на работу» как печатная форма.
6. Ознакомление сотрудника с внутренними документами
До начала работы сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами организации.
К таким документам обычно относятся:
- правила внутреннего трудового распорядка
- положение об оплате труда
- положение о премировании
- политика обработки персональных данных
- инструкции по охране труда.
Подпись сотрудника об ознакомлении обычно фиксируется в бумажном виде или в системе электронного документооборота, но не в 1С:ЗУП.
7. Согласие на обработку персональных данных
Согласно Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных», работодатель обязан получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных.
Такое согласие оформляется отдельным документом.
Обычно оно подписывается:
- на бумаге
- или в системе кадрового электронного документооборота.
В 1С:ЗУП этот документ не формируется автоматически, но его можно реализовать как внешнюю печатную форму.
8. Передача сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1)
После оформления приема сотрудника работодатель обязан передать сведения о кадровом мероприятии в Социальный фонд России (СФР).
Передается форма:
ЕФС-1 — сведения о трудовой деятельности.
Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после приема сотрудника.
В 1С:ЗУП отчет формируется автоматически на основании документа «Прием на работу».
Путь в программе:
Отчетность → ЕФС-1
9. Передача сведений о застрахованном лице
В систему СФР, необходимо передать:
Сведения о застрахованном лице.
В 1С:ЗУП используется документ:
Кадры → Сведения о застрахованных лицах (СЭДО).
Этот документ передает персональные данные сотрудника в Социальный фонд.
10. Воинский учет
Работодатель обязан вести воинский учет сотрудников.
Если сотрудник является военнообязанным или призывником, необходимо:
внести сведения о воинском учете в карточку сотрудника
уведомить военный комиссариат о приеме сотрудника.
Срок передачи сведений — в течение 5 дней после приема.
Данные воинского учета вносятся в карточку сотрудника в 1С:ЗУП, но уведомление военкомата обычно направляется вне системы 1С.
11. Уведомление МВД при приеме иностранного сотрудника
Если сотрудник является иностранным гражданином, работодатель обязан уведомить МВД.
Передается:
уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином.
Срок подачи — 3 рабочих дня.
Это уведомление обычно подается:
- через портал МВД
- или на бумаге.
В 1С:ЗУП данная форма не формируется.
Итоговый чек-лист приема сотрудника
Перед тем как считать процесс приема завершенным, рекомендуется проверить:
✔ получены документы сотрудника
✔ создана карточка сотрудника в 1С
✔ оформлен документ «Прием на работу»
✔ подписан трудовой договор
✔ сотрудник ознакомлен с локальными актами
✔ подписано согласие на обработку персональных данных
✔ отправлена форма ЕФС-1
✔ при необходимости отправлены сведения о застрахованном лице
✔ выполнены требования воинского учета
✔ направлено уведомление МВД (если сотрудник иностранный).
Такой чек-лист помогает кадровой службе избежать ошибок и соблюсти требования законодательства.
Нужна помощь с настройкой кадрового учета в 1С?
Правильная настройка кадровых процессов в 1С:Зарплата и управление персоналом помогает автоматизировать оформление сотрудников, контролировать сроки отправки отчетности и снизить риск ошибок.
Специалисты компании КоБуС помогают компаниям:
- настраивать кадровый учет в 1С:ЗУП
- автоматизировать процессы приема сотрудников
- настраивать отчетность в СФР и другие органы
- внедрять кадровый электронный документооборот.
Если вы хотите сделать кадровые процессы более удобными и прозрачными — будем рады помочь.
Наш телеграм-канал