Увольнение сотрудника — это процедура, в которой важно соблюсти сроки оформления документов и правильно передать сведения в государственные органы. Ошибки могут привести к спорам с сотрудником или штрафам со стороны трудовой инспекции.
В этой статье разберём чек-лист действий при увольнении сотрудника, а также посмотрим, какие операции выполняются в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), а какие оформляются вне программы.
1. Получение основания для увольнения
Любое увольнение должно иметь юридическое основание.
Это может быть:
- заявление сотрудника
- соглашение сторон
- окончание срочного договора
- инициатива работодателя
- другие основания, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.
Например, при увольнении по собственному желанию сотрудник должен подать заявление за 14 календарных дней до увольнения (ст. 80 ТК РФ).
Заявление оформляется вне программы 1С, на бумаге или через кадровый электронный документооборот.
2. Оформление документа «Увольнение» в 1С
Основной кадровый документ — «Увольнение».
Он оформляется в разделе:
Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Увольнение
В документе указывается:
- дата увольнения
- основание увольнения
- статья Трудового кодекса
- необходимость выплаты компенсаций.
После проведения документа система фиксирует кадровое мероприятие.
3. Расчет окончательного расчета
В день увольнения работодатель обязан выплатить сотруднику все причитающиеся суммы.
К ним относятся:
- заработная плата
- компенсация за неиспользованный отпуск
- премии и другие выплаты (если предусмотрены).
В 1С:ЗУП расчет выполняется документом:
Зарплата → Начисление зарплаты и взносов
Или внутри документа «Увольнение»
Если сотрудник увольняется в середине месяца, система автоматически рассчитывает компенсацию отпуска.
4. Формирование приказа об увольнении
На основании документа «Увольнение» можно сформировать приказ об увольнении.
Обычно используется форма Т-8.
В 1С:ЗУП приказ формируется как печатная форма документа.
Сам приказ подписывается вне программы — на бумаге или в системе электронного документооборота.
5. Передача сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1)
После увольнения необходимо передать сведения о кадровом мероприятии в Социальный фонд России (СФР).
Передается форма:
ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности).
Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после увольнения.
В 1С:ЗУП отчет формируется автоматически на основании документа «Увольнение».
Путь в программе:
Отчетность → ЕФС-1
6. Выдача документов сотруднику
В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику ряд документов.
К ним относятся:
- трудовая книжка (если она ведется в бумажном виде)
- сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)
- расчетный листок
- справка о доходах (2-НДФЛ) — по запросу сотрудника
- справка о сумме заработка для пособий.
Часть этих документов можно сформировать в 1С:ЗУП.
7. Закрытие доступа сотрудника
После увольнения рекомендуется выполнить организационные действия:
- закрыть доступ к информационным системам
- отключить корпоративную почту
- аннулировать пропуск.
Эти действия выполняются вне 1С.
8. Воинский учет
Если сотрудник состоит на воинском учете, необходимо сообщить о его увольнении в военный комиссариат.
Срок уведомления — 5 дней.
Сведения о воинском учете фиксируются в карточке сотрудника в 1С:ЗУП, но уведомление обычно направляется вне программы.
9. Особенности при увольнении иностранного сотрудника
Если увольняется иностранный гражданин, работодатель обязан уведомить МВД.
Передается:
уведомление о прекращении трудового договора с иностранным гражданином.
Срок подачи — 3 рабочих дня.
Форма подается:
- через портал МВД
- или на бумаге.
В 1С:ЗУП эта форма не формируется.
Итоговый чек-лист увольнения сотрудника
Перед завершением процедуры увольнения рекомендуется проверить:
✔ получено заявление или другое основание увольнения
✔ оформлен документ «Увольнение» в 1С
✔ выполнен окончательный расчет
✔ сформирован приказ об увольнении
✔ отправлена форма ЕФС-1
✔ выданы документы сотруднику
✔ выполнены требования воинского учета
✔ отправлено уведомление МВД (если сотрудник иностранный).
Нужна помощь с настройкой кадрового учета в 1С?
Правильная организация кадровых процессов в 1С:Зарплата и управление персоналом помогает избежать ошибок при оформлении сотрудников и своевременно отправлять необходимые сведения в государственные органы.
Специалисты компании КоБуС помогают компаниям:
- настраивать кадровый учет в 1С:ЗУП
- автоматизировать оформление приема и увольнения сотрудников
- контролировать сроки кадровой отчетности
- внедрять кадровый электронный документооборот.
Если вы хотите упростить кадровые процессы в системе 1С, будем рады помочь.
Наш телеграм-канал