Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140 с 1 сентября 2026 года введение обязательного электронного документооборота коснется всех отраслей экономики. С 1 марта по 30 апреля 2026 года экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре «Гослог». С 1 мая 2026 года работа экспедитором без подключения к «Гослог» будет запрещена. В единый цифровой контур перейдут следующие виды документов, применяемые в логистике и перевозках:
- электронная транспортная накладная (ТН) — заменяет бумажный документ и фиксирует маршрут, грузовую информацию, условия перевозки и ответственность сторон;
- электронный заказ-заявка — формирует спрос на перевозку, позволяет оперативно корректировать данные и сроки исполнения;
- экспедиторская расписка — документ, подтверждающий выполнение экспедиторских услуг и принятые обязательства по перегрузке, хранению и сопровождению грузов;
- складская расписка — фиксирует фактическое приемо-сдаточное состояние груза на складе, участках хранения и ответственность за сохранность;
- поручение экспедитору — внутриэлектронная форма передачи инструкций перевозчику/оператору с указанием требований к разгрузке, упаковке и т.д.;
- железнодорожная накладная — аналог бумажной формы, адаптированной под электронный обмен данными между участниками железнодорожного транспорта;
- авианакладная — электронная версия документа, регламентирующая воздушные перевозки, перевозчика, грузоотправителя и параметры перевозки.
Все документы, участники участвующие в перевозке товаров, отправляют через своего оператора в систему ГИС ЭПД.
А с государственной информационной системы электронных перевозочных документов, данные могут получить все Федеральные органы исполнительной власти.
Клиент отправляет Экспедитору два документа: Электронную экспедиторскую расписку и электронное поручение экспедитору.
Экспедитор отправляет Перевозчику, такие документы: Электронную заказ заявку и Электронную транспортную накладную.
Перевозчик отправляет Грузополучателю следующие документы: Электронный путевой лист и Электронную транспортную накладную.
Так выглядит основная цепочка документов.
Когда не требуется оформление ЭТр (электронной транспортной накладной)
- Основание: если между сторонами отсутствует договор перевозки и в перевозке не задействован привлеченный перевозчик (ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Электронный формат не отменяет или не изменяет эти правила.
Перевозка без заключения договора перевозки
- Примеры: поставщик доставляет товар покупателю своим автотранспортом, и доставка не оформлена как отдельная оплачиваемая услуга. Также договор перевозки не подписывается при самовывозе: покупатель забирает товар со склада поставщика на своем автомобиле.
Перевозка между подразделениями одной организации
- Пример: компания перевозит грузы между своими филиалами на собственном транспорте. В этом случае закон прямо не требует оформления ЭТрН. Однако для налогового учета и учета расходов на транспортировку бизнесу может потребоваться подтверждение расходов другими документами (договорами, актами, путевыми листами и т. п.).
Почему ЭТрН снижает налоговые риски
Что происходит при создании ЭТрН
- Регистрация в ГИС ЭПД: документ регистрируется в государственной информационной системе электронного документооборота перевозок.
- Подпись: документ подписывается усиленной электронной подписью сторон, обеспечивая юридическую значимость и неизменяемость содержания.
- Архивирование: ЭТрН хранится в государственной системе, доступен для контроля и аудита.
- Защита от манипуляций: запись в системе недоступна для обратной коррекции задним числом или изменения после регистрации.
Что это даёт бухгалтерии
- Подтверждение факта перевозки: наличие ЭТрН служит официальным подтверждением осуществления перевозки.
- Снижение риска споров: единая, непреложная запись снижает вероятность спорных ситуаций по объему, срокам и ответственности.
- Упрощение проверок: упрощается предоставление документов при налоговых и иных проверках за счет прозрачности и доступности электронного документооборота.
Как это все выглядит в программе?
Так выглядит документ Электронный заказ, заполним все необходимые реквизиты и отправим наш документ.
Так выглядит список Электронных перевозочных документов.
Так выглядит создание документа «Электронная транспортная накладная».
Вот так выглядит создание документа «Электронный путевой лист».
Также электронным документам можно добавить дополнительные реквизиты.
Данный функционал реализован в следующих программах:
- 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
- 1С:Управление нашей фирмой
- 1С:Розница 3.0
- 1С:Управление производственным предприятием 1.3
- 1С:ЕРР. Управление предприятием 2.5
- 1С:ЕРР. Управление холдингом
- 1С:Комплексная автоматизация
- 1С:Управление торговлей, редакция 11
- 1С:Клиент ЭДО, ред. 2
- 1С:Управление автотранспортом Стандарт/ПРОФ
- 1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ЕРР
- 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП
В самой популярной программе 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0,покажем как реализован данный функционал.
Первый шаг
- Перейдите в раздел Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО.
- Выберите контрагента, с которым планируете обмениваться Электронными перевозочными документами.
- В настройках отправки документов, должны стоять галочки у документов:
- Электронные сопроводительные ведомости
- Электронные договоры фрахтования
- Электронные заказ-наряды
- Электронные транспортные накладные
- Электронные заказы
Второй шаг
Для создания перевозочных документов перейдем в раздел продажи-электронные перевозочные документы и создадим электронную транспортную накладную, для ее отправки необходимо заполнить все реквизиты.
Успешно выполненные этапы будут подсвечены желтым.
Этап погрузки
На этом этапе предусмотрена возможность внести изменения в детали доставки — изменить адрес назначения, а также заменить водителя или транспортное средство.
Этап приемки
Этот этап предназначен для того, чтобы грузополучатель заполнил сведения о полученном грузе.
Этап разгрузки
На этапе разгрузки грузополучатель осуществляет приемку груза. Перевозчик обязан подтвердить факт передачи груза. В случае выявленных замечаний необходимо их зафиксировать.
Если возникают обстоятельства, когда перевозчик не согласен с разгрузкой, он может нажать кнопку «Не согласен» и указать причину отказа.
Электронная сопроводительная ведомость отправляется в следующих случаях:
- при передаче порожнего или груженого контейнера;
- если погрузка груза в контейнер осуществляется путем снятия контейнера с транспортного средства;
- при возврате порожнего контейнера.
Пример заполнения электронной сопроводительной ведомости.
Электронный заказ-наряд оформляется в случаях заключения договора фрахтования, а также при систематических перевозках грузов. Участниками электронного документооборота в данном процессе выступают фрахтователь и фрахтовщик.
Пример заполнения документа Электронный заказ-наряд.
Наши специалисты готовы предоставить квалифицированную консультацию и всестороннюю поддержку на всех этапах работы. Мы понимаем, насколько важно принимать взвешенные решения в условиях динамично меняющегося законодательства и цифровизации документооборота. Наша цель — обеспечить ясность, точность и практическую ценность рекомендаций, чтобы вы могли принимать взвешенные управленческие решения и снижать возможные риски. Свяжитесь с нами удобным для вас способом — по телефону, электронной почте или через форму на сайте — и получите профессиональную помощь, адаптированную под ваши потребности.
Наш телеграм-канал