Введение
Штатное расписание давно стало основным инструментом кадрового учёта, однако для управления развитием организации его возможностей зачастую недостаточно. Оно отражает текущее состояние компании, но не позволяет заранее оценить последствия кадровых изменений, сравнить несколько вариантов развития или подготовить проект новой организационной структуры.
На практике такие задачи возникают регулярно. Компания открывает новое подразделение, расширяет производство, запускает филиал, перераспределяет функции между отделами или планирует оптимизацию численности сотрудников. Во всех этих случаях кадровой службе необходимо не просто изменить штатное расписание, а сначала подготовить несколько вариантов развития событий, оценить потребность в персонале, согласовать изменения с руководителями и только после этого принимать окончательное решение.
Именно для таких задач в 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП реализован механизм кадрового планирования. Он позволяет создавать проекты кадровых изменений, моделировать различные сценарии развития организации и анализировать их влияние ещё до внесения изменений в действующее штатное расписание.
В этой статье разберём, как устроен механизм кадрового планирования в 1С:ЗУП КОРП, какие настройки необходимо выполнить перед началом работы, как формируются кадровые планы и какие возможности аналитики помогают принимать более обоснованные управленческие решения.
Почему одного штатного расписания уже недостаточно
Во многих организациях кадровые изменения происходят значительно быстрее, чем обновляется штатное расписание. Пока руководители согласовывают открытие новых вакансий, финансовая служба оценивает бюджет, а HR-отдел начинает поиск сотрудников, в документе уже приходится несколько раз вносить изменения. В результате становится сложно понять, какие позиции уже утверждены, какие только обсуждаются, а какие были отклонены.
Особенно это заметно в компаниях с несколькими филиалами или большим количеством подразделений, где кадровые изменения происходят практически постоянно.
Механизм кадрового планирования позволяет разделить процессы проектирования и утверждения организационной структуры. Сначала специалисты формируют кадровый план, согласовывают его с заинтересованными подразделениями, анализируют последствия изменений и только после утверждения переносят необходимые данные в штатное расписание.
Такой подход позволяет значительно снизить количество ошибок и избежать ситуации, когда штатное расписание приходится корректировать несколько раз в течение короткого периода.
Кадровое планирование особенно полезно в следующих ситуациях:
- открытие новых подразделений или филиалов;
- расширение производства или бизнеса;
- массовый подбор персонала;
- реорганизация структуры компании;
- подготовка бюджета фонда оплаты труда;
- планирование сезонной численности сотрудников.
Чем кадровый план отличается от штатного расписания
Несмотря на тесную связь между этими механизмами, кадровый план и штатное расписание решают разные задачи.
Штатное расписание отражает фактическую структуру организации на текущий момент. Именно на его основании оформляются кадровые документы, принимаются сотрудники и ведётся кадровый учёт.
Кадровый план, напротив, представляет собой проект будущих изменений. Он позволяет заранее определить потребность в новых должностях, оценить изменение численности персонала и подготовить несколько вариантов развития организации без внесения изменений в действующую структуру предприятия.
Проще говоря, кадровый план отвечает на вопрос «что планируется сделать», а штатное расписание — «что уже утверждено и действует сейчас».
Штатное расписание
Кадровый план
Отражает текущую структуру организации
Отражает планируемые изменения
Используется в кадровом учёте
Используется при планировании
Содержит утверждённые должности
Позволяет моделировать различные варианты развития
Изменяется после утверждения решений
Используется до внесения изменений в штатное расписание
Именно поэтому кадровое планирование становится особенно востребованным в крупных организациях, где каждое изменение структуры проходит несколько этапов согласования.
Подготовка программы к кадровому планированию
Перед тем как приступить к работе с кадровыми планами, необходимо убедиться, что соответствующий функционал включён в программе. По умолчанию механизм кадрового планирования используется только в редакции 1С:ЗУП КОРП, поэтому при первом внедрении его необходимо активировать и выполнить первоначальную настройку.
Как правило, этот этап выполняет администратор системы совместно со специалистом по управлению персоналом. От корректности первоначальной настройки зависит дальнейшая работа всех участников процесса — сотрудников кадровой службы, руководителей подразделений и специалистов, отвечающих за согласование кадровых изменений.
После включения функционала в программе становятся доступны объекты кадрового планирования, среди которых:
- показатели кадрового планирования;
- сценарии кадрового планирования;
- позиции кадрового плана;
- кадровые планы;
- аналитические отчёты.
При этом важно заранее определить круг пользователей, которые будут работать с системой. На практике разные участники процесса выполняют различные функции:
- администратор включает функционал и выполняет первоначальную настройку;
- руководитель HR-службы определяет показатели и сценарии кадрового планирования;
- специалисты по персоналу формируют позиции кадрового плана и подготавливают проекты изменений;
- руководители подразделений участвуют в согласовании и анализе кадровых изменений.
Такое разделение ролей позволяет избежать случайных изменений и сделать процесс кадрового планирования более управляемым.
Показатели кадрового планирования — основа всей системы
После включения функционала следующим шагом становится настройка показателей кадрового планирования. Именно они определяют, какие характеристики будут использоваться при формировании кадровых планов и какие данные смогут анализировать специалисты по персоналу.
В отличие от штатного расписания, где фиксируется уже утверждённая информация, кадровое планирование позволяет учитывать значительно больше параметров. Например, можно заранее определить сроки открытия вакансий, причины изменения численности персонала, источники финансирования новых должностей или принадлежность изменений к конкретному проекту.
Благодаря этому кадровый план становится не просто перечнем будущих вакансий, а полноценным инструментом управления развитием организации.
СКРИН 5
При разработке показателей рекомендуется придерживаться простого принципа: включать только те параметры, которые действительно будут использоваться при анализе кадровых изменений. Избыточное количество показателей усложняет работу пользователей и затрудняет последующий анализ.
Наиболее часто организации используют показатели, связанные с:
- причиной изменения штатной численности;
- этапом согласования кадрового плана;
- приоритетом вакансии;
- проектом или подразделением;
- планируемой датой открытия позиции.
Именно на основании этих показателей в дальнейшем строятся сценарии кадрового планирования и аналитические отчёты.
Создание сценариев кадрового планирования
После настройки показателей можно переходить к созданию сценариев кадрового планирования. Именно сценарии определяют, каким образом будут моделироваться кадровые изменения и насколько подробно они будут описаны.
На практике редко бывает ситуация, когда у организации существует только один вариант развития. Руководство может одновременно рассматривать несколько направлений: открытие нового подразделения, расширение существующего отдела, оптимизацию численности персонала или запуск нового проекта. Если все эти изменения фиксировать в одном кадровом плане, работать с ним становится неудобно.
Сценарии позволяют разделить различные варианты развития организации и вести их независимо друг от друга. При этом каждое направление может проходить собственный цикл согласования, не влияя на остальные проекты.
В типовой конфигурации чаще всего используются три подхода к детализации кадрового плана.
Сценарий
Когда используется
Полный
Масштабные изменения структуры организации
Средний
Изменения отдельных подразделений
Краткий
Небольшие кадровые изменения и локальные проекты
Выбор сценария зависит не столько от размеров организации, сколько от объёма информации, которую необходимо анализировать. Например, при открытии нового филиала обычно используют полный сценарий с большим количеством аналитических показателей. Если же требуется добавить несколько новых должностей в существующий отдел, зачастую достаточно краткого варианта.
Позиции кадрового плана: из чего строится будущая структура организации
После подготовки сценариев можно переходить к созданию позиций кадрового плана. Именно позиции являются основными элементами будущей организационной структуры.
Если сравнить кадровый план со строительным проектом, то сценарий можно представить как общий план строительства, а позиции — как отдельные помещения будущего здания. Из них впоследствии формируется вся структура организации.
Каждая позиция описывает будущую кадровую единицу и содержит сведения, необходимые для её анализа и последующего утверждения.
Как правило, при создании позиции указываются:
- подразделение;
- должность;
- количество штатных единиц;
- планируемая дата изменения;
- сценарий кадрового планирования;
- дополнительные показатели, настроенные в организации.
Важно понимать, что создание позиции кадрового плана ещё не изменяет штатное расписание. Все изменения существуют только в рамках выбранного сценария и используются для анализа будущих кадровых решений.
Благодаря этому специалисты могут свободно моделировать различные варианты организационной структуры, не опасаясь случайно изменить действующий кадровый учёт.
Формирование кадрового плана
После подготовки показателей, сценариев и позиций можно переходить к формированию кадрового плана.
Кадровый план объединяет все подготовленные позиции в единый документ, который впоследствии используется для анализа, согласования и принятия управленческих решений. Именно с ним чаще всего работают специалисты кадровой службы и руководители подразделений.
При создании кадрового плана программа позволяет использовать несколько способов заполнения. Это особенно удобно в организациях, где изменения происходят регулярно и часть информации уже содержится в системе.
В зависимости от поставленной задачи кадровый план можно сформировать:
- автоматически на основании существующих данных;
- вручную;
- комбинированным способом с последующей корректировкой.
После заполнения документ остаётся полностью редактируемым.
Пользователь может изменять количество штатных единиц, переносить сроки открытия вакансий, исключать отдельные позиции или добавлять новые.
Такой подход позволяет использовать кадровый план как рабочий инструмент обсуждения будущих изменений, а не как окончательный документ.
Редактирование кадрового плана
Редко бывает так, что кадровый план утверждается без изменений. Во время согласования могут появиться новые требования, измениться сроки реализации проекта или возникнуть необходимость перераспределить сотрудников между подразделениями.
Поэтому в 1С:ЗУП КОРП предусмотрены удобные средства редактирования кадрового плана.
Изменения могут касаться:
- количества штатных единиц;
- подразделения;
- должности;
- сроков реализации;
- аналитических показателей;
- сценария кадрового планирования.
При этом все корректировки остаются внутри кадрового плана и не влияют на действующее штатное расписание до момента окончательного утверждения изменений.
Именно эта возможность делает кадровое планирование безопасным инструментом для моделирования организационных изменений.
Наиболее распространённые ошибки при подготовке кадрового плана
Практика внедрения показывает, что большинство проблем возникает не из-за функциональности программы, а из-за неправильной организации процесса кадрового планирования.
Наиболее распространённые ошибки:
- создание большого количества однотипных сценариев;
- отсутствие единых правил именования кадровых планов;
- использование слишком большого количества аналитических показателей;
- редактирование уже согласованных кадровых планов;
- отсутствие ответственного за актуализацию информации.
Каждая из этих ошибок приводит к тому, что кадровое планирование перестаёт выполнять свою основную задачу — помогать принимать управленческие решения.
На что обратить внимание
Перед утверждением кадрового плана рекомендуется проверить, не были ли за время его подготовки внесены изменения в действующее штатное расписание. Если структура организации уже изменилась, отдельные позиции кадрового плана могут потребовать актуализации.
На этом этапе кадровый план уже сформирован и согласован. Остаётся перенести утверждённые изменения в штатное расписание, проверить результаты с помощью аналитических отчётов и организовать дальнейший контроль кадровых изменений.
Изменение штатного расписания на основании кадрового плана
После того как кадровый план подготовлен, согласован и утверждён, его можно использовать в качестве основы для изменения штатного расписания. Это один из ключевых этапов кадрового планирования, поскольку именно здесь проектируемые изменения превращаются в реальные кадровые решения.
Использование кадрового плана позволяет избежать повторного ввода информации. Вместо того чтобы вручную создавать новые позиции штатного расписания или изменять существующие, специалист по кадрам может сформировать необходимые изменения непосредственно на основании утверждённого кадрового плана. Такой подход сокращает время работы и снижает вероятность ошибок при переносе данных.
Перед переносом изменений рекомендуется ещё раз проверить кадровый план. Следует убедиться, что все необходимые позиции согласованы, а сведения о подразделениях, должностях и количестве штатных единиц соответствуют принятому решению. Если после утверждения кадрового плана в организации уже произошли изменения штатного расписания, отдельные позиции могут потребовать корректировки.
После выполнения переноса программа формирует изменения штатного расписания, которые затем используются в дальнейшей кадровой работе. Именно на основании обновлённого штатного расписания оформляются приём сотрудников, кадровые переводы и другие кадровые документы.
Аналитика кадрового планирования
Сам по себе кадровый план представляет собой лишь перечень будущих изменений. Его основная ценность проявляется при анализе данных, когда руководство получает возможность оценить влияние планируемых изменений на структуру организации.
Для этих целей в 1С:ЗУП КОРП предусмотрен набор аналитических отчётов, позволяющих анализировать кадровые планы с разных точек зрения. Пользователь может сравнить планируемую и фактическую численность сотрудников, оценить распределение вакансий по подразделениям, проанализировать изменения по сценариям и получить сводную информацию по кадровым изменениям.
Одним из основных инструментов является отчёт «Анализ кадрового плана», который позволяет оценить состояние кадрового плана и выявить возможные отклонения ещё до внесения изменений в штатное расписание.
СКРИН 13
Кроме него используется отчёт «Кадровый план», содержащий детальную информацию обо всех запланированных кадровых изменениях. При необходимости пользователь может настроить состав отображаемых колонок, группировки, фильтры и сортировку данных.
СКРИН 14
Гибкая настройка отчётов позволяет анализировать кадровые планы как в разрезе отдельных подразделений, так и по всей организации. Это особенно важно при работе с крупными предприятиями, где одновременно реализуется несколько проектов развития.
Типичные ошибки при использовании кадрового планирования
Несмотря на то что механизм кадрового планирования значительно упрощает подготовку изменений организационной структуры, его эффективность во многом зависит от правильной организации работы пользователей.
На практике чаще всего встречаются следующие ошибки:
создание большого количества однотипных сценариев кадрового планирования;
использование разных подходов к заполнению кадровых планов;
отсутствие единой системы наименований кадровых планов;
несвоевременное обновление кадровых планов после изменения организационной структуры;
редактирование штатного расписания в обход кадрового планирования.
Каждая из этих ситуаций может привести к тому, что кадровый план перестанет отражать реальную потребность организации в персонале. В результате руководителям приходится принимать решения на основании устаревших данных, а кадровая служба тратит дополнительное время на повторную актуализацию информации.
СКРИН 15
Практические рекомендации
Чтобы кадровое планирование действительно помогало управлять развитием организации, важно придерживаться единых правил работы с этим механизмом. Наиболее эффективной считается практика, при которой кадровый план становится обязательным этапом перед изменением штатного расписания.
При работе с кадровыми планами рекомендуется:
регулярно актуализировать сведения после организационных изменений;
использовать единый набор сценариев для всей организации;
периодически анализировать кадровые планы с помощью встроенных отчётов;
не вносить изменения в штатное расписание до завершения согласования кадрового плана;
контролировать соответствие кадрового плана фактической организационной структуре.
Такой подход позволяет использовать кадровое планирование не только как инструмент подготовки документов, но и как полноценную систему поддержки управленческих решений.
СКРИН 16
Заключение
Кадровое планирование в 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП позволяет перейти от простого ведения штатного расписания к системному управлению развитием организационной структуры. Вместо внесения изменений «по факту» организация получает возможность заранее моделировать различные варианты развития, оценивать потребность в персонале, анализировать последствия кадровых решений и только после этого переносить утверждённые изменения в штатное расписание.
Особенно заметен эффект при работе крупных компаний, где кадровые изменения происходят регулярно и затрагивают сразу несколько подразделений. Использование сценариев, показателей и встроенной аналитики позволяет сделать процесс подготовки кадровых изменений более прозрачным, сократить количество ошибок и упростить согласование между кадровой службой, руководителями подразделений и руководством организации.
При правильной настройке и регулярном использовании кадровое планирование становится не просто дополнительной функцией 1С:ЗУП КОРП, а полноценным инструментом поддержки управленческих решений и долгосрочного развития компании.
Нужна помощь?
Если вы планируете внедрить кадровое планирование в 1С:ЗУП КОРП или хотите использовать его возможности максимально эффективно, специалисты КоБуС помогут выполнить настройку системы, адаптировать функционал под особенности вашей организации, перенести существующие процессы в программу и обучить сотрудников работе с кадровыми планами и аналитикой.